A contabilidade da Folha de Pagamento

Quando se contrata os serviços de um contador, de um escritório de contabilidade ou de uma empresa de contabilidade – que parecem ser entidades iguais, mas não são – à primeira vista tendemos a achar que o que estamos pactuando é apenas a prestação dos serviços de escrituração contábil, mas pode não ser bem assim!

Uma empresa prestadora de serviços de contabilidade dispõe de inúmeros outros serviços que, de acordo com seu porte e competência, podem ser oferecidos aos seus clientes. Dentre estes serviços está a elaboração da folha de pagamento dos empregados do contratante.

Preparar a folha de pagamento mensalmente é uma obrigatoriedade prevista em lei, portanto, requer muita atenção do departamento de pessoal para que todos os registros, cálculos e prestação de contas ao Fisco sejam feitos de forma correta, mitigando adequadamente o risco da empresa incorrer em passivos ou processos trabalhistas.

Dessa forma, é essencial que a empresa possua uma equipe que tenha conhecimentos específicos das leis trabalhistas e de contabilidade; porém, isso pode custar mais do que se espera; daí a possibilidade de se terceirizar esses serviços.

A folha de pagamento tem importância operacional, contábil e fiscal para as empresas e é, sem dúvida, uma das obrigações mais importantes da organização quando o assunto é gestão financeira, além do que, funciona como um documento base para possíveis fiscalizações.

Todavia, não basta apenas saber elaborar a folha, mas também acompanhar a legislação pertinente que, como sabemos, no Brasil, é alterada constantemente.

Como exemplo disso, esta semana foi editada uma Portaria que altera regras no desligamento de empregados. Ela dá conta de que o motivo do desligamento informado no eSocial não será apresentado na CTPS do empregado. Mas o que isso significa? A Portaria 1.486/22, publicada no Diário Oficial da União desta última segunda-feira (6), altera regras trabalhistas, entre elas, dispensa a obrigatoriedade de informar o motivo de desligamento na Carteira de Trabalho e Previdência Social – CTPS do empregado.

Será que todas as empresas que elaboram suas próprias folhas (principalmente as pequenas e médias) tomaram conhecimento disso?

De acordo com o Ministério do Trabalho e Previdência, a medida tem como objetivo evitar a discriminação do empregado. A alteração traz um alinhamento entre a Portaria 1.486/22 e a Consolidação das Leis do Trabalho – CLT, que já prevê no §4° do artigo 29 que não podem ser feitas anotações desabonadoras ao empregado nesse documento. E como a CTPS Digital é alimentada pelo eSocial, as empresas têm pouco controle do dado, uma vez que são obrigadas a enviar a informação que o desligamento ocorreu por justa causa, por exemplo.

A mudança na Portaria é essencial para a segurança jurídica da empresa, que agora tem a certeza de que o motivo do desligamento, previsto na tabela 19 do eSocial, que pode desabonar o ex-empregado futuramente, não será apresentado na CTPS.

A norma ainda faz alguns ajustes para adequação à Lei Geral de Proteção de Dados – LGPD.

Enfim, são muitos requisitos normativos que entram em vigor constantemente no Brasil e acompanhá-los com a temporalidade necessária nem sempre é uma tarefa fácil. Mas as responsabilidades das entidades não se alteram em razão disso.

Eis porque a terceirização desses serviços geralmente se torna vantajosa.

Milton Braz Bonatti

Share:

Deixe uma resposta