A execução de todas as rotinas inerentes aos serviços de contabilidade, é fundamental para a saúde financeira de qualquer empreendimento e se ela não for executada com responsabilidade pode não só deixar de garantir que as obrigações legais sejam cumpridas, como também deixar de ser uma peça importante que pode faltar no momento da tomada de decisões estratégicas.
É normal que, com o início de um novo ano, da mesma forma que um contingente alto de pessoas físicas fazem promessas, traçam objetivos e planejam mudanças para suas vidas, as pessoas jurídicas, até por serem geridas por pessoas físicas, não sejam diferentes. É nesta época que alguns empresários se tornam predispostos a tomar decisões relativas a possíveis mudanças de contadores ou escritórios de contabilidade que prestam serviços para suas empresas.
Diversos fatores podem explicar esse fenômeno de sazonalidade na contratação de contadores ou empresas contábeis no início de cada ano; mas, sem dúvida, o valor dos honorários é uma das razões mais alegadas para explicar essa tomada de decisão. Entretanto e infelizmente, o que poucos empresários não consideram no momento da decisão da migração da contabilidade para outro contador ou escritório contábil é que esse ato exige uma análise detalhada, pois são muitas as consequências danosas que uma medida como essa pode causar, se for tomada sem critério, apenas considerando o fator preço.
Assim como toda mudança na vida, a troca de uma empresa de contabilidade por outra ou de um contador por outro, exige cuidados. É necessário prestar a máxima atenção aos detalhes, sendo que o antigo e o novo responsável pela contabilidade devem, nesse momento, trabalharem de forma conjunta, deixando interesses comerciais de lado, mesmo que isso demande a necessidade da continuidade dos serviços da empresa antiga ainda por algum tempo. Isso pode ser necessário para que a migração aconteça de forma saudável e, principalmente, para o bem e benefício da empresa cliente.
Destaque-se ainda, que as empresas que tomam essa atitude de mudança, devem antes fazer uma análise criteriosa a respeito da atuação do profissional ou empresa que presta atualmente os serviços de contabilidade, seja interno ou terceirizado, comparando com as entregas prometidas pelo novo prestador de serviços. Há diversos indicativos que devem ser considerados e que podem auxiliar nessa decisão, seja pela troca, ou não.
A primeira é avaliar como tem sido o atendimento do atual contador, a facilidade ou dificuldade na comunicação e, sobretudo, o cumprimento ou descumprimento de rotinas e prazos. Há que se considerar também elementos como pró-atividade, presteza, prontidão e atualização constante diante das mudanças de legislação, entre outros pontos.
Acreditem, no caso dos serviços contábeis, o custo destes não é tudo. Literalmente o barato pode sair caro demais!
Após essa avaliação, é preciso agir com celeridade, uma vez que, caso o novo contador ou empresa de contabilidade não consiga fazer o trabalho de forma imediata e correta, a empresa pode sofrer prejuízos e, por consequência de um mau trabalho, pode ter que pagar mais tributos do que o necessário ou mesmo ter de responder ao Fisco por impostos que não foram quitados nas datas certas.
A falta de planejamento e a ausência ou a ineficácia da gestão financeira, são os principais motivos para o encerramento de empresas no Brasil, que têm um alto índice de casos de fechamento de portas em menos de cinco anos após a sua constituição. O papel de uma empresa de contabilidade é fundamental quando o assunto é evitar que seus clientes façam parte dessa triste estatística.
O quesito confiança é essencial para que a relação cliente-prestador de serviços contábeis seja duradoura e embasada na segurança, no respeito e na confidencialidade.
Para concluir, mais do que a empolgação de início de ano, o importante é que as empresas acompanhem as ações dos responsáveis pela sua contabilidade durante todo o tempo, certificando-se de que o trabalho está sendo feito da forma esperada e não simplesmente se deixar levar por falsas promessas ou pelo ganho de alguns trocados na remuneração dos honorários cobrados.
Milton Braz Bonatti